implmntasi sstm infrmsi (4) sftskll

1. Fase Awal Pengembangan Sistem

Fase awal pengembangan sistem mengutamakan kemampuan pemakai dalam mengoperasikannya. Fase awal terdiri dari :
• Perencanaan sistem
• Analisis sistem
• Perancangan sistem secara umum/konseptual
• Evaluasi dan seleksi sistem

1.1 Fase Perencanaan Sistem
1.1.1 Latar Belakang Pengembangan Sistem

System penggajian konvensional yang masih berjalan pada perusahaan mengakibatkan timbul banyaknya permasalahan dimulai dari proses yang lama, aliran data yang rumit, sampai pada tahap terakhir yaitu tahap penyerahan gaji kepada karyawan.

Permasalahan pertama yaitu proses yang lama ini diakibatkan karena system konvensional yang masih memberlakukan tenaga manusia dan koordinasi antar bagian sebagai alat operasional yang utama, setiap bagian harus menunggu giliran untuk dip proses karena bagian yang lain belum menyelesaikan tugasnya belum lagi tingkat stamina setiap orang yang berbeda juga akan memepengaruhi waktu penyelesaian pekerjaan tersebut.

Permasalahan kedua aliran data yang rumit. Bagaimana sebuah data bisa mengalir dengan lancar apabila data harus melalui beberapa bagian untuk diproses sementara sudah ada data data lain menunggu untuk di proses. Apabila ada karyawan yang tidak masuk pada salah satu bagian maka hal ini juga akan memperlambat kinerja bagian tersebut, apalagi bila datang arus data dalam jumlah besar dan harus menunggu (bottlenecking).

Permasalahan ketiga yaitu masalah pada penyerahan gaji kepada karyawan. Pada system konvensional yang masih di anut oleh perusahaan ini mengharuskan adanya kasir yang akan memberikan / membagikan gaji kepada karyawan. Tentusaja hal ini akan mengakibatkan karyawan mengantri. Hal ini tentu tidak efektif dikarenakan jumlah karyawan yang ada pada perusahaan ini berjumlah banyak. Dan dari sisi efisienitas

Dikarenakan masalah masalah yang timbul oleh system konvensional maka dibutuhkan sebuah alat / system baru yang dapat menyelesaikan permasalahan permasalahan tersebut. Maka digagaslah sebuah system yang dapat mempercepat proses pada PT ngalor-ngidul. Mulai dari proses awal sampai proses pembagian gaji kepada karyawan.

Pada system baru ini dibutuhkan sebuah aplikasi penggajian karyawan pada PT ngalor-ngidul. Pada aplikasi ini semua bagian bagian yang berhubungan dengan bagian gaji hanya tinggal memasukan input yang selanjutnya akan di proses secara otomatis oleh aplikasi program tersebut dan akan diteruskan langsung kepada bagian keuangan yang akan mencairkan dana untuk keperluan penggajian karyawan.

1.1.2 Tujuan Dari Pengembangan Sistem

Dengan digantikannya system konvensional dengan system yang baru maka akan mengakibatkan pekerjaan pekerjaan yang terjadi pada system konvensional akan menjadi lebih mudah. Misalnya pada masalah proses yang lama, dengan menggunakan aplikasi yang di implementasikan pada system baru maka proses yang tadinya harus melewati bagian bagian tertentu tidak akan dilakukan karena semua kalkulasi gaji, bonus bonus, akan langsung secara otomatis dikalkulasikan oleh program ini.

Masalah kedua tentang lama proses pengerjaan yang pada system konvensional sangat bergantung kepada jumlah pegawai yang hadir demi lancarnya aliran data, namun pada system yang baru ini tidak akan ditemukan masalah masalah seperti itu, karena semua proses yang terjadi akan diselesaikan dengan cara otomatis melalui media aplikasi yang dibuat. Tentu saja hal ini meningkatkan efektifitas dari pekerjaan yang dilakukan.

Pada masalah ketiga yaitu tentang masalah pengarsipan atau dokumentasi data juga akan dapat dipertanggung jawabkan, karena system yang akan dibuat mendukung system backup data, sehingga tingkat resiko kehilangan data dapat dikurangi secara drastic.

1.1.3 Batasan Masalah

Tujuan pengembangan ini terbatas hanya sebatas pengembangan sistem penggajian mulai dari input data, data storing, sampai dengan pencetakan slip gaji yang akan di bagikan kepada karyawan

1.1.4 Studi Faktor Kelayakan

• Kelayakan Teknis

Perancangan Sistem penggajian ini membutuhkan spesifikasi berstandar seperti.
OS Windows XP
128MB RAM
500MB HDD
Video card standar

• Kelayakan Ekonomis

Sistem ini mempunyai nilai yang ekonomis yang tinggi, karena dapat mengurangi jumlah karyawan yang dipekerjakan sehingga akan mengurangi jumlah cost yang harus dikeluarkan setiap bulan nya.

• Kelayakan Legal

Pada sistem penggajian ini perlu dipertimbangkan dengan hubungan perusahaan dengan bank bank yang dijadikan kerjasama. sehingga sistem dapat berjalan dengan baik

• Kelayakan Operasional

Pada sistem ini, mungkin masih diperlukan training training kepada para pegawai yang akan mengoperasikan sistem ini. sehingga kemungkinan terjadinya error dapat diperkecil

• Kelayakan Rencana

Pada sistem ini hanya membutuhkan waktu sekitar satu bulan untuk membuat sepenuhnya sistem ini dapat dioperasikan.

1.1.5 Studi Faktor Strategis

Produktifitas

tentusaja setelah diberlakukan nya sistem baru ini akan menungkatkan produktifitas karyawan, karena berkurangnya beban pekerjaan yang harus di emban oleh karyawan khususnya bagian keuangan / penggajian, dan HRD.

Difirensiasi

dengan adanya sistem ini penggajian yang bersifat komputerisasi, tentusaja proses yang diberikan akan lebih cepat dan lebih mudah dilakukan, proses pembagian lebih terstruktur, lebih mudah dan cepat.

Manajemen

Pada perancangan ini dapat menyediakan informasi yang berguna bagi para karyawan dan bagian top management. karena kelebihan nya dalam fasilitas data store serta alur data yang menjadi lebih mudah

implmntasi sstm infrmsi (3) sftskll

KETERKAITAN HUBUNGAN ANTARA SISTEM PENGGAJIAN DENGAN IMPLEMENTASI

SISTEM INFORMASI

Sistem pada penggajian sudah saya jelaskan pada artikel sebelumnya. Pada artikel ini saya akan mencoba menjelaskan keterkaitan sistem pada penggajian dengan implementasi sistem informasi.

sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan.

seperti pada sistem penggajian yang sudah dibuat sebelumnya dimana sistem penggajian ini ingin meningkatkan efisienitas dan efektifitas dari penggajian berjalan. fungsi fungsi yang ada akan di satukan menjadi satu aplikasi yang akan mendukung penggajian secara keseluruhan mulai dari input sampai menjadi output berupa slip gaji yang langsung dibagikan kepada para karyawan

Tujuan

Dengan digantikannya system konvensional dengan system yang baru maka akan mengakibatkan pekerjaan pekerjaan yang terjadi pada system konvensional akan menjadi lebih mudah. Misalnya pada masalah proses yang lama, dengan menggunakan aplikasi yang di implementasikan pada system baru maka proses yang tadinya harus melewati bagian bagian tertentu tidak akan dilakukan karena semua kalkulasi gaji, bonus bonus, akan langsung secara otomatis dikalkulasikan oleh program ini.

Masalah kedua tentang lama proses pengerjaan yang pada system konvensional sangat bergantung kepada jumlah pegawai yang hadir demi lancarnya aliran data, namun pada system yang baru ini tidak akan ditemukan masalah masalah seperti itu, karena semua proses yang terjadi akan diselesaikan dengan cara otomatis melalui media aplikasi yang dibuat. Tentu saja hal ini meningkatkan efektifitas dari pekerjaan yang dilakukan.

Pada masalah ketiga yaitu tentang masalah pengarsipan atau dokumentasi data juga akan dapat dipertanggung jawabkan, karena system yang akan dibuat mendukung system backup data, sehingga tingkat resiko kehilangan data dapat dikurangi secara drastis.

sistem penggajian

Sistem penggajian yang baik adalah sistem yang dapat memotivasi karyawan untuk berprestasi sebaik mungkin, tanpa membebani organisasi di dalam menjalankannya. Untuk itu, ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan, seperti tingkat gaji pegawai terhadap tingkat gaji di pasar atau industri, jenis dan proporsi komponen-komponen gaji yang diberikan, bujet yang tersedia, serta hubungan gaji dengan performance pegawai.

System penggajian konvensional yang masih berjalan pada perusahaan - perusahaan konvensional mengakibatkan timbul banyaknya permasalahan dimulai dari proses yang lama, aliran data yang rumit, sampai pada tahap terakhir yaitu tahap penyerahan gaji kepada karyawan.

manfaat sistem penggajian :

1. bagian bagian tertentu tidak akan dilakukan secara manual karena semua kalkulasi gaji, bonus, akan langsung secara otomatis dikalkulasikan oleh sistem yang berjalan
2. mengurangi jumlah SDM yang diperlukan dalam melakukan suatu pekerjaan (peningkatan efektifitas)

fungsi sistem penggajian :

1. melakukan kalkulasi data gaji setiap karyawan yang ada di dalam perusahaan dan langsung mengeluarkan hasilnya berupa slip gaji yang siap ditukarkan ke bank bank yang sudah bekerjasama dengan perusahaan.
2. melakukan pendataan / pengarsipan / backup data penggajian apabila sewaktu waktu diperlukan
3. menyediakan form input data untuk memasukan input biodata karyawan dan input gaji serta prestasi kerja karyawan tersebut
4. melakukan pendataan jumlah karyawan